Nakajima: 2008年6月アーカイブ

一見、関係なさそうなこの話題。

以前話したでしょうか、現在私たちIT経営支援室は、FNT(ファインネットテクノロジー）の「TS-foｒJAVA」という賃貸管理システムの自動仕訳の仕様を監修、開発に協力しております。

導入に際し、業務のルールを確定させ、標準化させることによって（いわゆる内部統制ですね）、初めて自動仕訳を行うことができます。
（これは賃貸管理システムに限った話ではありません。）

これがシステムを導入するだけで、簡単に、明日から仕訳ができると思われている方がいる、というかこの業界の方は特に多いような気がします。
宅建業法という法令に准じて、業務を遂行しているにも関わらず、、です。(業務ルールを守ってこそ出力される自動仕訳なのです。）

現場の情報の入力が上流とすれば、ここで入力した情報が、全ての起源となります。

経理で使用する仕訳は、数々の業務の方々の複数の処理を経て、その結果として、つまり下流でこの情報を仕訳を出力します。

これが本当に川の流れと同じで、せせらぎのような小さい川（管理戸数が少ない）は、不純物も発見し易く、また短いので汚染されても、すぐ原因を突き止めて元に戻すことが可能です。
つまり、管理規模の小さい会社であれば、なんらのミスや不具合があっても、担当者がなんらかの手立てをして手で修正がききます。

これが１級河川のような大きな川になるとどうでしょうか、上流の段階でいろいろな汚染が発生すると、その流れに巻き込まれてしまい、不純物も発見しにくくなり、長いため違う汚染に影響され、複合的に広がる可能性があります。つまり、大量のデータの中にミスが紛れ込んだら、そのデータを特定するにはなかなか見つけにくいということになります。

では、どうすればよいのでしょうか。

答は簡単です。

新しく追加・訂正するデータが入力される段階で、正しいかチェックをすればよいのです。(川の中に流れ込む支流の水質検査を徹底するということ同じです。）

賃貸管理システムで言えば、

<入力データ＞

Ｉ.新規契約
　　　...　オーナーとの管理委託契約の条件は正しく（会社のルールに沿って）入力されているか
　　　...　賃借人との賃貸借契約の条件は正しく入力されているか

ＩＩ.入金
　　　...　日々入金される家賃を遅滞なく、各請求項目に合わせて入金されているか

ＩＩＩ.管理委託解除/退去
　　　...　オーナーとの管理委託契約の有効期間のチェックされているか
　　　...　賃借人の退去に当り、遅滞なく情報を入力されているか

＜業務上のルール＞

Ｉ.業務の締めを持つ。

　...　毎日の締めの時間
　...　毎月の締めの日

ＩＩ.入力データをチェックできる体制
　...　締めの時間、締めの日に合わせて、上記の入力データをチェックできているだろうか

と、簡単にいえば、上記に示した内容を守って行えば、大量のデータは保全されていきます。
（いや、これはあくまで業務運用する側の話で考えれば、）

これを体系づけて業務を行えば、内部統制となっていきます。(本格的にはもう少し山がありますが）

でもこう聞いてみると、「なんだ簡単なことじゃないか、毎日やっていることが、実は内部統制につながっているんだ！」と思われた方もいるのではないでしょうか。

そうなんです。

簡単なハズなのですが、そうもいかなく、不正な事実が発生するので、あらためて「内部統制」というキーワードが必要となるのです。

もちろん悪意のある人の存在は、別です。悪意のない人の存在がキーポイントとなるのです。

まぁこの辺の話はよもやま話として、おいおい話していきたいと思います。

最初から飛ばすと、次のネタに悩んでまた休場(窮状）してしまいます。

と、ご承知おきのことと思いますが、、、ね。

依田公認会計士税理士事務所の中島結実でした。

 だから、WEBのシステムで物書くのは苦手なんだ。。

せっかく調子よく書いていたのに、写真の入れ込みサイズを変えようとしたら、リフレッシュされてしまい、、、

フッ・・、やられたぜ。。

(初めてじゃない、他のWEBシステムではタイムアウトでやられた）

と、久々に書くからいけないのよね。

当事務所には優しい人がいっぱいいる。中島の窮状(休場）を知っているから、責め立てる人は誰もいない。
ホームページ委員のS氏だって、「中島さん次回メルマガ10日か11日に発行しますので、IT経営支援室のPR文(当ブログが今は主）変えてくださいね。」と優しく忠告してくれる。

あぁ。。この優しさに甘えちゃいけない。

と、いうことであまりのサボリがばれるところから行きます。

改めまして依田(石井)公認会計士税理士事務所の中島結実です。

行ってきました、2008年5月15日(木）の名古屋の賃貸住宅フェアにおけるセミナーの講師として。

名古屋で仕事をするのは、子供が産まれる前の職だから、優に1０年以上。

まさに隔世の感。
そうそう新幹線も。。
N700系乗りました。
ボスに「小学生じゃあるまいし」と言われながらも、「ぜったい名古屋へ行くなら、N700系に乗りたい！」と言いまして。
乗り心地は（帰りも期せずして同型だったので）正確な比較はできないですが、揺れが格段減少していたと思います。(前回はUSJへ遊びに行った時なので、、何年前だっただろう）
後感激したのが、ビジネスマンの重要路線だけあって、座席にPC用電源のコンセントがあり(洗面所以外にコンセントがある！）、最近通勤列車しか乗らない私は本当にびっくりしました。

名古屋駅についた私たちはうわさのスパイラルタワーを遠くから拝ませていただき、商談もあったので早々に、一路開場へ向かいました。

 セミナーは、内容がいま一つ賃貸業界として実感できない部分もあるのかと思われ、盛り上がりに欠けたかもしれません。

ただ内部統制というのは、社長以外に従業員が増えた段階で既に始まる内容です。

なぜなら、社長一人の時は、受注から売上金の回収、発注から仕入金の支払い、つまり入金出金の責任は自分だけですし、売上や仕入れのミスも管理する必要なかったはず、これが従業員という自分以外の人間が、社長と同じことを実行し、信頼してできる体制を整える、帳簿を間違えずつけられるルールを作るということがまさに内部統制の始まりなのです。

さて、今までサボっていたので、ここは少し続けて書きたいと思っておりますので、よろしくお願いいたします。